6 kap Styrelsen

1 § Sammansättning

Styrelsen ska bestå av ordförande samt (X antal) övriga ledamöter. Styrelsen ska bestå av kvinnor och män.
Styrelsen ska inom sig utse vice ordförande och de övriga befattningshavare som behövs.
Styrelsen får utse adjungerad ledamot. Sådan ledamot har yttrande- och förslagsrätt men inte rösträtt. Adjungerad ledamot får utses till befattning inom styrelsen.

Kommentar

Styrelsen

En ideell förening måste ha en styrelse som kan företräda föreningen mot utomstående. Egentligen är kravet att det ska finnas ett ledningsorgan, vilket oftast benämns styrelse. Annars uppfyller inte föreningen kraven på att vara en juridisk person. Det räcker alltså inte med att säga att föreningens verksamhet ska ledas av medlemmarna och beslut fattas av medlemmarna vid medlemsmöten.

I stora föreningar med hundratals medlemmar är det självklart att medlemmarna inte kan delta i att fatta beslut som rör den löpande verksamheten trots att de ytterst har bestämmanderätten. En uppdelning av beslutanderätten mellan olika föreningsorgan är en nödvändighet för att föreningen ska kunna fungera.

Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ, revisorerna är det kontrollerande organet och om styrelsen brukar man säga att den är det förvaltande eller verkställande organet.

Sammansättning

Styrelsens sammansättning måste framgå av stadgarna. Antalet styrelseledamöter kan variera från ordförande och två övriga ledamöter till ordförande och till exempel tio övriga ledamöter. Färre än tre ledamöter inklusive ordföranden bör det dock inte vara i en styrelse. Hur stor en styrelse ska vara får avgöras av föreningens storlek och karaktär, men den bör inte heller vara så stor att styrelsearbetet hämmas.

I vissa föreningar har det i stadgarna angetts att styrelsen består av ordförande och till exempel fyra till åtta övriga ledamöter. Om en sådan stadgeformulering finns måste årsmötet först bestämma hur många styrelseledamöter som ska väljas innan man går till val, vilket kan vara opraktiskt inte minst för valberedningen som ska bereda valen före årsmötet. En rekommendation är därför att skriva in i stadgarna exakt det antal ledamöter styrelsen ska ha. Det finns alltid möjlighet att utöka styrelsen genom att lägga fram förslag till stadgeändring. En sådan stadgeändring kan börja gälla omedelbart om årsmötet särskilt beslutar det (se ovan 3 kap. 9 §).

I stadgemallen rekommenderas att styrelsen ska bestå av män och kvinnor. I föreningar som enbart består av kvinnor eller män kan det vara svårt att motivera en sådan stadgeföreskrift men den typen av föreningar tillhör nog undantagen. En strävan bör också finnas att ungdomar ska ingå i styrelsen – en styrelseledamot i en ideell förening måste inte vara myndig.

I stadgemallen anges att styrelsen själv inom sig utser vice ordförande samt övriga befattningshavare de anser behövs. Men det finns inget som hindrar att föreningen skriver in i stadgarna att dessa ledamöter ska väljas av stämman. Det kan dock begränsa styrelsens möjlighet att utse till exempel ny kassör om den valda kassören lämnar styrelsen.

Om föreningen har valt att ha suppleanter, vilket inte är nödvändigt, inträder de i den ordning som årsmötet fastställt. I vissa föreningar har man valt att låta suppleanter inträda i styrelsen först om ordinarie ledamot lämnar styrelsen för gott. I andra föreningar inträder suppleanten när ledamoten inte kan komma till ett möte. Föreningen bör i sina stadgar eller vid valet av suppleanter klart ange vilken ordning som ska finnas för suppleanters inträde i styrelsen.

Styrelsen kan utse en person till adjungerad ledamot. En sådan ledamot har inte rösträtt i styrelsen men kan utses till kassör eller sekreterare i styrelsen. Det finns inte heller något som hindrar att en anställd i föreningen adjungeras till styrelsen. En adjungerad ledamot kan utses för tiden till och med nästa årsmöte eller för viss tid.

Tillbaka

2 § Styrelsens åligganden

När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter.
Styrelsen ska – inom ramen för RF:s, föreningens SF:s och föreningens egna stadgar – ansvara för föreningens verksamhet samt tillvarata medlemmarnas intressen.
Det åligger styrelsen särskilt att

• se till att föreningen följer gällande lagar och andra bindande regler, däribland att begära att belastningsregisterutdrag visas upp enligt 8 kap. 5 § RF:s stadgar,
• verkställa av årsmötet fattade beslut,
• planera, leda och fördela arbetet inom föreningen och för detta utarbeta arbetsordning och instruktioner för underliggande föreningsorgan samt hos SF uppdatera kontaktuppgifter enligt 8 kap. 5 § RF:s stadgar,
• ansvara för och förvalta föreningens medel,
• fortlöpande informera medlemmarna om föreningens angelägenheter i den utsträckning detta inte kan skada föreningens intressen,
• tillställa revisorerna räkenskaper m.m. enligt 5 kap. 1 §, och
• förbereda årsmöte.

Ordföranden ska leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter enligt föreningens stadgar och övriga för föreningen bindande regler och beslut. Har ordföranden förhinder ska vice ordföranden träda in i ordförandens ställe.
Styrelsen ska besluta om fördelning av arbetsuppgifterna genom en särskild upprättad arbetsordning.

Kommentar

Styrelsens åliggande

Som angivits på flera ställen är styrelsen föreningens verkställande organ. Styrelsen är ansvarig för föreningens angelägenheter mellan årsmötena och är därför skyldig att vidta åtgärder och fatta beslut till nytta för föreningen och dess medlemmar. Styrelsen ska självfallet arbeta i enlighet med föreningens stadgar och är skyldig att följa allmän lag, men ska också följa de instruktioner och beslut som årsmötet föreskrivit i olika hänseenden.

Tillbaka

3 § Kallelse, beslutsförhet och omröstning

Styrelsen ska sammanträda på kallelse av ordföranden. Ordföranden är skyldig att kalla till sammanträde då minst två ledamöter har begärt det. Underlåter ordföranden att utfärda kallelse får de som begärt sammanträdet kalla till det.
Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud.
Ordföranden får besluta att ärende ska avgöras genom skriftlig omröstning (beslut per capsulam) eller vid telefonsammanträde eller med hjälp av annan teknisk utrustning.
Vid sammanträde eller beslutsfattande enligt föregående stycke ska protokoll upprättas. Protokoll ska undertecknas av mötesordföranden och utsedd protokollssekreterare. Avvikande mening ska antecknas i protokollet.

Kommentar

Kallelse, beslutsmässighet och omröstning

De formella reglerna om kallelse och beslutsfattande inom styrelsen är lika viktiga som motsvarande regler för årsmötet.

Huvudregeln är att det är ordföranden som kallar till styrelsesammanträde. Om ordföranden av olika anledningar inte gör det och om det finns behov av ett sammanträde, kan minst hälften av styrelsens övriga ledamöter kalla till sammanträde. Under alla omständigheter får styrelsen endast fatta beslut om alla styrelseledamöter har kallats till styrelsesammanträdet. Skulle det förekomma att någon eller några ledamöter är obekväma i en styrelse får de inte hållas utanför styrelsen, utan samtliga ledamöter måste kallas och få möjlighet att delta i sammanträdena. I annat fall är risken stor att besluten kommer att ogiltigförklaras.

Om alla ledamöter kallats till sammanträde, och minst hälften av dem har kommit, måste minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter vara ense om beslutet för att man ska kunna fatta beslut. Består styrelsen till exempel av ordförande och sex övriga ledamöter måste alltså minst fyra vara överens. Skulle enbart fyra ledamöter vara närvarande i samma exempel måste alla vara överens om beslutet för att det ska vara giltigt. Skulle styrelsen bestå av åtta ledamöter inklusive ordföranden, har ordföranden utslagsröst vid oavgjort röstresultat (fyra mot fyra). För att undvika den situationen kan det vara klokt att se till att styrelsen totalt består av ett udda antal styrelseledamöter.

En styrelseledamot som av en eller annan anledning har ett eget intresse av utgången i ett ärende bör inte delta i behandlingen av ärendet på grund av jäv. Styrelsen har en skyldighet att se till föreningens intressen, och varje styrelseledamot bör därför undvika att ge medlemmarna anledning att misstänka styrelsens opartiskhet.

Enligt stadgemallen kan ledamot inte rösta genom ombud. Det betyder att en frånvarande styrelseledamot inte kan ge någon annan fullmakt att rösta även för den personen vid sammanträdet. Däremot finns det inget som hindrar att en ledamot deltar i sammanträdet per telefon, framför sin mening och lämnar sin röst. I princip kan ett ärende även avgöras genom så kallat per capsulam-beslut, som betyder att ett skriftligt förslag till beslut kan skickas runt till styrelsens ledamöter för att godkännas.

Vid styrelsesammanträden, precis som vid årsmöten, ska alltid protokoll föras. Protokollssekreterare, som inte behöver vara styrelseledamot, utses av styrelsen. Protokollet ska ange tid och plats för sammanträdet, vilka som varit närvarande (och frånvarande) samt krav som framställts och de beslut som fattats för varje avhandlat ärende. Vid begärd votering ska även röstsiffrorna anges för beslutet och om någon reserverat sig mot beslutet ska det också stå i protokollet. En reservation behöver dock inte vara motiverad. Protokollen ska skrivas under av ordföranden och utsedd protokolljusterare.

Protokollen kan numreras löpande under arbetsåret (dvs. från årsmöte t.o.m. nästkommande årsmöte) och ska förvaras på ett betryggande sätt. Anledningen till det är att skydda mot manipulationer, eftersom protokollen är bevis på vilka beslut styrelsen har fattat.

Styrelseprotokoll är inte offentliga, vilket innebär att varken utomstående eller enskild medlem har rätt att kräva att få se innehållet. Det är styrelsen som bestämmer i vilken omfattning protokollen ska spridas. Det vanliga inom idrottsrörelsen är ändå att styrelsebeslut refereras på klubbens hemsida/webbplats eller i annan informationskanal (se ovan under 2 kap. 2 §).

Tillbaka

4 § Överlåtelse av beslutanderätten

Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till kommitté eller annat organ eller till enskild medlem, anställd eller annan utsedd person. Sådana uppdrag kan gälla för viss tid eller tills vidare.
Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande enligt föregående stycke ska fortlöpande underrätta styrelsen härom.

Kommentar

Överlåtelse av beslutande rätten

Enligt 1 kap. 6 § anges förutsättningarna för föreningens firmateckning. Förutom att föreningens firma tecknas av styrelsen eller av två styrelseledamöter gemensamt, kan styrelsen överlåta beslutanderätten till någon annan genom särskilt beslut.

I en fleridrottsförening är det vanligt att föreningsstyrelsen delegerar beslutanderätten till en sektionsstyrelse inom vissa givna ramar. Det kan också förekomma delegering till särskild kommitté eller viss person. Det är viktigt att styrelsen noggrant anger förutsättningarna för beslutanderätten – se ovan (1 kap. 6 §) om behörighet och befogenhet.

För föreningsstyrelsens delaktighet är det viktigt att hela tiden ha kontroll på vilka beslut som fattas i föreningen. Även om beslutanderätten har delegerats ligger det yttersta ansvaret för föreningen på föreningsstyrelsen. Därför ska det alltid finnas ett system med regelbunden rapportering till styrelsen av de beslut som fattats av de delegerade.

Tillbaka