Digitala Årsmöten - kunskap och tips för ett bra möte

Digitalt årsmöte - tips.pdf Pdf, 72 kB.

Titta på inspelningen här och reflektera tillsammans över innehållet och vad ni behöver tänka på inför ert eget årsmöte. Kom ihåg att registrera era samtal som lärgrupp (manual Pdf, 501 kB.).

Fördelar med digitalt årsmöte

En given fördel är att de som inte kan närvara fysiskt på årsmötet nu ges möjlighet. Det kan till exempel vara av geografiska eller ekonomiska skäl. En annan fördel är att tillgängligheten ökar och fler ges möjlighet att vara med. Att genomföra årsmötet digitalt kan också tilltala andra målgrupper, exempelvis unga medlemmar, som därmed ges möjlighet att påverka och engagera sig i föreningens utveckling.

Utmaningar med digitalt årsmöte

Till utmaningarna hör att det kan bli svårare att förbereda årsmötet och fokus riskerar att hamna på tekniska frågor istället för att förbereda årsmöteshandlingar. Dynamiken och delaktigheten i sakfrågorna kan under mötet vara svårare att få till på ett pedagogiskt sätt. Här är det viktigt att mötesordföranden är både kunnig och lyhörd, så att viktiga nyanser i sakfrågorna kommer fram. En del kan också uppleva att man tappar ett viktigt tillfälle att träffas.

Med bra förberedelser av styrelsen och tid för delegaterna att bekanta sig med system och dagordning i tid kan den digitala lösningen bli till ett lyckat möte.

Praktisk info för dig som delegat

Checklista för dig som ansvarar för årsmötet

Första frågan att ställa sig

Den första frågan ni behöver ställa er är om ni får arrangera ett digitalt årsmöte. Svaret på den frågan hittar ni i era fastställda stadgar.

Om det i era stadgar står att det är styrelsen som bestämmer tid och plats för årsmötet menar RF att det i detta mandat inte finns ett utrymme att bestämma formen för årsmötet till en annan form än ett fysiskt möte. Styrelsen har inte utan att stadgarna först ändras möjlighet att besluta att årsmötet får genomföras digitalt.

Om föreningen vill ändra stadgarna så att föreningen i framtiden har möjlighet att genomföra årsmötet digitalt kan punkten som heter Tidpunkt och kallelse genom beslut vid årsmöte ändras till:

"Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, ska hållas före utgången av XXX månad på tid som styrelsen bestämmer. Styrelsen beslutar om årsmötet ska hållas på en fysisk plats eller genom elektronisk uppkoppling mellan deltagarna."

RF avråder från hybridårsmöten där vissa deltar fysiskt på en plats medan andra deltar digitalt. Inget hindrar dock att flera deltagare i ett digitalt årsmöte samlas på samma plats, så länge varje deltagare enskilt kopplar upp sig till det digitala mötet.

Hur gör vi med årsmöten i vår nu då?

Utifrån den felaktiga informationen på rf.se, får vara pragmatiska. Har föreningen redan bjudit in till digitalt årsmöte utifrån den tidigare skrivningen på rf.se och medlemmarna godtar den ordningen, genomförs årsmötet 2023 digitalt. Men vill de ha samma möjlighet även 2024 måste föreningen ändra sina stadgar.

Hjälp att komma igång

Om er förening behöver ha hjälp och stöd för att komma igång med digitala årsmöten, kontakta en idrottskonsulent på RF-SISU Jämtland-Härjedalen.

Tekniska hjälpmedel

Det finns en rad olika tekniska hjälpmedel för att genomföra sitt digitala årsmöte. De två huvudfunktionerna som är viktiga vid ett digitalt årsmöte är:

• Video (ljud och bild).
• Mötesadministration för till exempel dagordning och röstning.

Nedan presenterar vi några hjälpmedel som kan komma till användning vid ert årsmöte. Här finns också en utförligare guide Pdf, 569 kB..

Teams

Microsoft Teams är Microsofts senaste stora satsning på samarbete. En av huvudfunktionerna i Teams är just att hålla digitala möten. Teams utvecklas snabbt och har cirka 75 miljoner användare.

Här kan du skapa ett konto.

Zoom

Zoom är ett verktyg inriktat just på videomöten och är idag den största plattformen för videomöten. Obs! Gratisversionen av Zoom tillåter endast 40 minuter långt möte om man är fler än tre deltagare – därför är vår rekommendation att använda Microsoft Teams. Har ni redan tillgång till Zoom är det ett utmärkt verktyg att använda, alternativt att ni registrerar er och betalar cirka 1400–2000 kronor för ett års användning.

Här kan du skapa ett konto.

Mentimeter

Mentimeter kan användas för att genomföra enklare röstning. Om det finns behov av mer avancerade röstningsfunktioner så rekommenderar vi Easymeet, se nedan.

Här kan du skapa ett konto.

Easymeet

Easymeet är ett avancerat mötessystem som är användbart vid möten med många medlemmar och komplicerade omröstningar. Framför allt vid möten där det uppskattas att många ombud/delegater med åsiktsstarka meningar deltar, och där det kan förväntas en eller flera omröstningar med yrkanden. Systemet hanterar viktade röster, talarlistor och agenda. Kostnaden för systemet är 6 500 kronor per möte. Kostnader för mötesadministration och support tillkommer.

Aktuell prislista Easymeet Pdf, 34 kB..

Typ av årsmöte och rekommenderade hjälpmedel

1. Möte där alla lagda förslag godkänds utan problem

Enbart videomöte.

• Video: Teams eller Zoom
• Mötesadministration: Teams eller Zoom

2. Möte där ni i stort är överens om lagda förslag

Videomöte plus möjlighet till votering.

• Video: Teams eller Zoom
• Mötesadministration: Mentimeter

3. Möte med mycket dialog och krav på viktade röster

Videomöte plus funktioner för avancerad votering.

• Video: Teams eller Zoom
• Mötesadministration: Easymeet

4. Möte med åsiktsstarka ombud och många yrkanden

Video och mötesadministration i samma plattform.

• Video: Easymeet
• Mötesadministration: Easymeet