Digitala årsmöten

Fördelar med digitalt årsmöte

En given fördel är att de som inte kan närvara fysiskt på årsmötet nu ges möjlighet. Det kan till exempel vara av geografiska eller ekonomiska skäl. En annan fördel är att tillgängligheten ökar och fler ges möjlighet att vara med. Att genomföra årsmötet digitalt kan också tilltala andra målgrupper, exempelvis unga medlemmar, som därmed ges möjlighet att påverka och engagera sig i föreningens utveckling.

Utmaningar med digitalt årsmöte

Till utmaningarna hör att det kan bli svårare att förbereda årsmötet och fokus riskerar att hamna på tekniska frågor istället för att förbereda årsmöteshandlingar. Dynamiken och delaktigheten i sakfrågorna kan under mötet vara svårare att få till på ett pedagogiskt sätt. Här är det viktigt att mötesordföranden är både kunnig och lyhörd, så att viktiga nyanser i sakfrågorna kommer fram. En del kan också uppleva att man tappar ett viktigt tillfälle att träffas.

Med bra förberedelser av styrelsen och tid för delegaterna att bekanta sig med system och dagordning i tid kan den digitala lösningen bli till ett lyckat möte.

• Praktisk info för dig som delegat
• Checklista för dig som ansvarar för årsmötet

Första frågan att ställa sig

Den första frågan ni behöver ställa er är om ni får arrangera ett digitalt årsmöte. Svaret på den frågan hittar ni i era fastställda stadgar.

Om det i era stadgar står att det är styrelsen som bestämmer tid och plats för årsmötet menar RF att det i detta mandat inte finns ett utrymme att bestämma formen för årsmötet till en annan form än ett fysiskt möte. Styrelsen har inte utan att stadgarna först ändras möjlighet att besluta att årsmötet får genomföras digitalt.

Om föreningen vill ändra stadgarna så att föreningen i framtiden har möjlighet att genomföra årsmötet digitalt kan punkten som heter Tidpunkt och kallelse genom beslut vid årsmöte ändras till:

"Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, ska hållas före utgången av XXX månad på tid som styrelsen bestämmer. Styrelsen beslutar om årsmötet ska hållas på en fysisk plats eller genom elektronisk uppkoppling mellan deltagarna."

RF avråder från hybridårsmöten där vissa deltar fysiskt på en plats medan andra deltar digitalt. Inget hindrar dock att flera deltagare i ett digitalt årsmöte samlas på samma plats, så länge varje deltagare enskilt kopplar upp sig till det digitala mötet.

Tekniska hjälpmedel

Det finns en rad olika tekniska hjälpmedel för att genomföra sitt digitala årsmöte. De två huvudfunktionerna som är viktiga vid ett digitalt årsmöte är:

• Video (ljud och bild).
• Mötesadministration för till exempel dagordning och röstning.

Nedan presenterar vi några hjälpmedel som kan komma till användning vid ert årsmöte. Här finns också en utförligare guide.

Teams

RF-SISU Västernorrland använder till vardags Microsoft Teams som digitalt mötesverktyg och kan erbjuda utbildning och support till din förening i verktyget.

Vill din förening prova på Microsoft Teams finns en gratisversion med Teams basfunktioner. Gratisversionen ger möjlighet till både små och större digitala möten och erbjuder funktioner som video, skärmdelning och textbaserade konversationer i form av chattmeddelanden och inlägg i olika flöden. Upp till 100 enheter kan delta samtidigt i mötet och ett möte i gratisversionen kan pågå i 60 minuter. I Teams kan föreningen också samarbeta kring filer i Microsofts onlineversion av Word, PowerPoint och Excel, och ha en gemensam fillagring.

Vi rekommenderar dock att din förening ansöker om Teams för ideella föreningar eller köper en standard-licens av Microsoft.

Manualer och instruktioner

Här hittar du:

• Mer information om hur du kommer igång med Microsoft TeamsLänk till extern webbplats
• En film med översikt på hur Teams fungerar.Länk till extern webbplats Obs! Vissa funktioner som visas finns inte med i gratisversionen
  

Zoom

Zoom är ett verktyg inriktat på just videomöten och är idag den största plattformen för videomöten. Gratisversionen av Zoom har en begränsning på 40 minuter vid ett möte med fler än tre deltagare.

Manualer och instruktioner

Här hittar du:

• Zooms webbplatsLänk till extern webbplats
• Kom igång med ZoomLänk till extern webbplats (Onlineguiden)
• En film på engelska som beskriver funktionerna i ZoomLänk till extern webbplats
• En film på svenska som beskriver hur du kommer igång med Zoom

Mentimeter

Mentimeter kan användas för att genomföra enklare röstning. Om det finns behov av mer avancerade röstningsfunktioner så rekommenderar vi Easymeet, se nedan.

Här kan du skapa ett konto.

Easymeet

Easymeet är ett avancerat mötessystem som är användbart vid möten med många medlemmar och komplicerade omröstningar. Framför allt vid möten där det uppskattas att många ombud/delegater med åsiktsstarka meningar deltar, och där det kan förväntas en eller flera omröstningar med yrkanden. Systemet hanterar viktade röster, talarlistor och agenda. Kostnaden för systemet är 6 500 kronor per möte. Kostnader för mötesadministration och support tillkommer.

Aktuell prislista Easymeet.

Hjälp att komma igång

Behöver din förening ha hjälp och stöd för att komma igång med digitala möten, kontakta din idrottskonsulent.

Typ av årsmöte och rekommenderade hjälpmedel

1. Möte där alla lagda förslag godkänds utan problem

Enbart videomöte.

Video: Teams eller Zoom

Mötesadministration: Teams eller Zoom

2. Möte där ni i stort är överens om lagda förslag

Videomöte plus möjlighet till votering.

Video: Teams eller Zoom

Mötesadministration: Mentimeter

3. Möte med mycket dialog och krav på viktade röster

Videomöte plus funktioner för avancerad votering.

Video: Teams eller Zoom

Mötesadministration: Easymeet

4. Möte med åsiktsstarka ombud och många yrkanden

Video och mötesadministration i samma plattform.

Video: Easymeet

Mötesadministration: Easymeet