Fördelar med digitalt årsmöte

En given fördel är att de som inte kan närvara fysiskt på årsmötet ges möjlighet att delta. Det kan till exempel vara av geografiska eller ekonomiska skäl. En annan fördel är att tillgängligheten ökar och fler ges möjlighet att vara med. Att genomföra årsmötet digitalt kan också tilltala andra målgrupper, exempelvis unga medlemmar, som därmed ges möjlighet att påverka och engagera sig i föreningens utveckling.

Utmaningar med digitalt årsmöte

Till utmaningarna hör att det kan bli svårare att förbereda årsmötet och fokus riskerar att hamna på tekniska frågor istället för att förbereda årsmöteshandlingar. Dynamiken och delaktigheten i sakfrågorna kan under mötet vara svårare att få till på ett pedagogiskt sätt. Här är det viktigt att mötesordföranden är både kunnig och lyhörd, så att viktiga nyanser i sakfrågorna kommer fram. En del kan också uppleva att man tappar ett viktigt tillfälle att träffas.

Med bra förberedelser av styrelsen och tid för delegaterna att bekanta sig med system och dagordning i tid kan den digitala lösningen bli till ett lyckat möte.

Praktisk info för dig som delegat

Checklista för dig som ansvarar för årsmötet

Första frågan att ställa sig

Den första frågan ni behöver ställa er är om ni får arrangera ett digitalt årsmöte. Svaret på den frågan hittar ni i era fastställda stadgar.

Om inte något annat anges i föreningens stadgar är det styrelsen som bestämmer tid och plats för årsmötet. RF menar att det i detta mandat också finns ett utrymme att bestämma formen för årsmötet och att styrelsen har möjlighet att besluta att årsmötet får genomföras digitalt.

I RF:s stadgemall för idrottsföreningar står det i 3 kap under 1§ att ”årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer.” Om er förening följer RF:s stadgemall för idrottsföreningar är det alltså möjligt att genomföra ett digitalt årsmöte.

Tekniska hjälpmedel

Det finns en rad olika tekniska hjälpmedel för att genomföra sitt digitala årsmöte. De två huvudfunktionerna som är viktiga vid ett digitalt årsmöte är:

• Video (ljud och bild)
• Mötesadministration för till exempel dagordning och röstning.

Nedan presenterar vi några hjälpmedel som kan komma till användning vid ert årsmöte. På vår webbsida finns också en utförligare guide med verktyg för digitala möten.

Microsoft Teams

RF-SISU Sörmland använder till vardags Microsoft Teams som digitalt mötesverktyg och kan erbjuda utbildning och support till din förening i verktyget.

Vill din förening prova på Microsoft Teams finns en gratisversion med Teams basfunktioner. Gratisversionen ger möjlighet till både små och större digitala möten och erbjuder funktioner som video, skärmdelning och textbaserade konversationer i form av chattmeddelanden och inlägg i olika flöden. Upp till 100 enheter kan delta samtidigt i mötet och ett möte i gratisversionen kan pågå i 60 minuter. I Teams kan föreningen också samarbeta kring filer i Microsofts onlineversion av Word, PowerPoint och Excel, och ha en gemensam fillagring.

Vi rekommenderar dock att din förening ansöker om Teams för ideella föreningar, enligt instruktioner nedan eller köper en standard-licens av Microsoft.

Manualer och instruktioner

Här hittar du:

• En manual för att ansluta dig till ett Teams-möte via en webbläsare
• Mer information om hur du kommer igång med Microsoft Teams
• En film med översikt på hur Teams fungerar. Obs! Vissa funktioner som visas finns inte med i gratisversionen
• Ansök om Teams för er ideella förening (ta del av informationen ovan först)

Zoom

Zoom är ett verktyg inriktat på just videomöten och är idag den största plattformen för videomöten. Gratisversionen av Zoom har en begränsning på 40 minuter vid ett möte med fler än tre deltagare.

Manualer och instruktioner

Här hittar du:

• Zooms webbplats
• Kom igång med Zoom (Onlineguiden)
• En film på engelska som beskriver funktionerna i Zoom
• En film på svenska som beskriver hur du kommer igång med Zoom

Skype

Skype är precis som Teams en produkt från Microsoft och är helt gratis att använda. Utöver möjlighet till videosamtal finns bland annat även möjlighet att skicka chattmeddelanden, dela filer med andra, spela in möten samt dela skärm. I ett samtal på Skype kan det vara max 50 enheter uppkopplade samtidigt.

Manualer och instruktioner

Här hittar du:

• En film som visar hur du loggar in i Skype
• En film som beskriver funktionerna i Skype
• En film som beskriver hur du jobbar med chatten i Skype

Mentimeter

Mentimeter kan användas för att genomföra enklare röstning. Om det finns behov av mer avancerade röstningsfunktioner så rekommenderar vi Easymeet, se nedan.

Här kan du skapa ett konto

Easymeet

Easymeet är ett avancerat mötessystem som är användbart vid möten med många medlemmar och komplicerade omröstningar. Framför allt vid möten där det uppskattas att många ombud/delegater med åsiktsstarka meningar deltar, och där det kan förväntas en eller flera omröstningar med yrkanden. Systemet hanterar viktade röster, talarlistor och agenda. Kostnaden för systemet är 2000 kronor per möte. Kostnader för mötesadministration och support tillkommer.

Aktuell prislista Easymeet

Hjälp att komma igång

Behöver din förening ha hjälp och stöd för att komma igång med digitala möten, kontakta din idrottskonsulent.

Typ av årsmöte och rekommenderade hjälpmedel

1. Möte där alla lagda förslag godkänds utan problem

Enbart videomöte.

Video: Teams eller Zoom

Mötesadministration: Teams eller Zoom

2. Möte där ni i stort är överens om lagda förslag

Videomöte plus möjlighet till votering.

Video: Teams eller Zoom

Mötesadministration: Mentimeter

3. Möte med mycket dialog och krav på viktade röster

Videomöte plus funktioner för avancerad votering.

Video: Teams eller Zoom

Mötesadministration: Easymeet

4. Möte med åsiktsstarka ombud och många yrkanden

Video och mötesadministration i samma plattform.

Video: Easymeet

Mötesadministration: Easymeet